新型コロナウィルスの影響で、テレワーク(リモートワーク)や在宅勤務を余儀なくされ、オンラインツールの導入や実施を検討されている方は、日本全国にたくさんいらっしゃるかと思います。
2020年4月7日に、日本国内における感染拡大防止のため、東京都を初めとする7都府県を対象に政府による緊急事態宣言が発令され、2020年4月16日には全国に拡大され、全国・全世界規模で早急なテレワークへのシフトが求められています。

テレワーク(リモートワーク)は、感染症や災害時のBCP(事業継続計画)対策だけでなく、時間や場所にとらわれない就労・作業形態により雇用や業務の幅を広げ、新しいビジネスの創出や新しい価値の創造につながる可能性を秘めております。テレワーク(リモートワーク)が浸透することにより、少子高齢化、人手不足、子育て支援、地域復興、雇用創出等など現在社会における課題の解決にも役立つと考えています。


当社ビータイズは、2015年の設立からテレワーク(リモートワーク)を導入し、オンラインでの業務やコミュニケーション、セキュリティ対策に徹底的にこだわってきました。今では、日本だけではなく、海外のパートナーともすべてオンラインで業務を行っています。

テレワーク導入において、ルールの策定やツールの選定は必須かと思いますが、テレワーク関連のSaaSやICTのサービスは多岐に渡り、自社に合った最適なサービスを選ぶのは至難の業です。
参考:Horizontal SaaS カオスマップ/スマートキャンプ「SaaS業界レポート2019」より

当社では、現在の体制に至るまで、様々なツールの導入と検証を繰り返してきましたので、今まで培ってきた経験やノウハウを活かし、多くの企業様のサポートしていきたいと考えております。

当社が大事にしている
「お客様一人ひとりに寄り添い、心を込めて接すること」を念頭に「何から始めていいのかわからない」という第一歩の部分から丁寧にサポートして参りますので、気軽にお問合せいただければと思います。




テレワーク導入サポート



テレワークを導入にするに辺り、現在行っている業務全体を見渡し、どの業務をテレワークに置き換えられるか置き換えられないかどういったICTツールを使っているか機能しているか、整理していく必要があります。

以下は、テレワークに置き換えられる業務の例になります。

  • 社内の同僚や上司および社外の取引先との連絡・調整
  • 資料の作成・修正および管理
  • 業務やプロジェクトの管理
  • 社内における各種手続きや承認
  • 社内における各種手続きへの質問・対応
  • 社内会議や社外の取引先との会議
  • 部下や後輩、新入社員への指導や教育
  • 業務知識や専門知識等の学習
  • お問合せ等の対応・管理

上記の例のように、テレワークに置き換える業務がまとまったら、必要に応じて業務フローの見直しやSaaS・ICTツールの導入や置き換えの検討を行っていきます。


当社のテレワーク導入支援サービスでは、以下の5つの観点からサポートさせて頂きます。


1. コミュニケーションをする

コミュニケーションをする

テレワークでは、「ビジネスチャット」がコミュニケーションとして非常に有効な手段になります。テレワークは、物理的に離れてコミュニケーションを行いますので、スムーズにかつリアルタイムに情報共有や意思疎通を行う必要があります。チャットは、リアルタイムに対面で話しているかのようにやり取りができ、複数人での会話スムーズに行うことができます。
メールと違って返信を簡略化したり、リアルタイムにやり取りを行うことで、全体的な業務効率にもつながります。
ビジネスチャットとしては、外部ツールとの連携が便利な「Slack」やMicrosoft社の「Microsoft Teams」、Google社の「Google Hangouts Chat」 、和製ですとChatworkが人気です。

ビジネスチャットのメリット

  • スピーディーにかつリアルタイムでやり取りができる
  • 複数人と同時にコミュニケーションを行うことができ、いつでもどこでも会議を行うことができる
  • 送信後でも、メッセージの編集や削除ができる
  • デバイスに依存せず使用することができる

2. Web会議を行う

Web会議とは、インターネットを通じて、遠方と音声や映像、チャットのやり取りや資料の共有を場所や時間を問わずにコミュニケーションができるツールです。
Web会議は、ビデオ会議と違い、専用な機材や環境、設定は不要で、インターネット環境があればすぐに始めることができます。
Web会議を利用することで、遠隔地との会議だけでなく、オンラインでの教育、営業、面接、サポート等、様々な目的に活用でき、移動コストの削減やテレワークの推進、遠隔地採用等に役立てることができます。

Web会議のメリット

  • 移動の時間や費用を削減することができる
  • 遠隔地との相手でもコミュニケーションがとれる
  • 場所や時間にとらわれず柔軟な働き方ができる
  • 会議室や会議の資料の準備が不要
Web会議を行う

3. グループウェアを活用する

グループウェアとは、組織内での情報共有やコラボレーションを実現し、業務効率化を促進するツールになります。

グループウェアは、主に以下のような機能があります。

  • メール機能
  • スケジュール(カレンダー)
  • タスク管理
  • ファイル共有
  • チャット機能
  • 掲示板
  • ワークフロー

グループウェアのメリット

  • 情報やナレッジの共有による業務の効率化
  • 社内コミュニケーションの活性化
  • 業務の可視化
  • 場所や時間の制約を受けない
  • ペーパーレス化によるコスト削減
グループウェアを活用する

4. リモートアクセスする

リモートアクセス

リモートアクセスとは、遠隔地にあるPCやスマートフォンなどのデバイスからインターネットなどの通信回線を通じて、社内PCやネットワークに接続することです。これにより、場所や時間の制約を受けずに作業することができ、働き方の幅を広げ、交通費や出張費の削減等のコスト削減に役立てることができます。最近は、働き方改革や在宅ワークの増加、感染症や災害時のBCP(事業継続計画)対策として導入が急激に増えています。

リモートアクセスを行う方法として

  1. VPN(Virtual Private Network)
  2. RAS(Remote Access Service)

があります。
導入する際には、社内のサーバやPCのどのアクセスポイントに接続したいのか等、検討する必要があります。

5. セキュリティ対策をする

テレワークを行うにあたって、セキュリティ対策は非常に重要になります。テレワークを行う場合は、自宅等が作業場所となり、情報資産の管理やセキュリティ対策がされた通常のオフィスとは異なり、ウィルスやワーム等の感染、通信内容の盗聴等、脅威にさらされやすい環境であるといえます。
サイバー攻撃は、セキュリティホールという脆弱性を狙ってきます。セキュリティ対策においては、「最も弱いセキュリティポイントが全体セキュリティレベルになると」と言われており、全体のレベルを落とさないよう要所要所のポイントで対策を行っていく必要があります。

当社では

  • エンドポイント(PC/タブレット/スマートフォン)
  • サーバ・クラウド・ネットワーク
  • Webサイト
  • 物理セキュリティ
  • ルール規定

等の5つの観点からセキュリティの現状診断するサービスを行っております。その結果から自社に必要な処方箋をレポーティング致しますので、自社のセキュリティ対策が気になるといった場合は、ぜひお問合せ頂ければと思います。

サイバーセキュリティ


【テレワーク】お役立ちコンテンツ

Web会議システム「Zoom(ズーム)」の導入方法

オンライン上でミーティングを開催できるWeb会議システム「Zoom(ズーム)」。今回の新型コロナウイルスの影響でテレワークや在宅勤務が広がる中、注目を集めているサービスになります。
弊社でも初期の段階からZoom(ズーム)を採用し、利用しています。特に複数人(3名以上)で通話するときの音質は、他のサービス(Skype)と比べて非常に安定しており、チームミーティングやクライアント様とのWeb会議等において非常に有効です。

初めてZoom(ズーム)を利用する方、Zoom(ズーム)の導入を検討している方(チームや組織に提案する方等)向けに、資料を作成しました。
以下のリンクから資料をダウンロードください。

リモートアクセスツール「TeamViewer」の導入方法

対象のパソコンにインターネット経由でアクセスし、遠隔操作(リモート操作)が可能なツールです。
テレワークにおいては、自宅のパソコンから会社のパソコンを遠隔操作することができます。特に社内システムにログインして、管理や特定の作業を行わないといけないといった場合に役立ちます。

TeamViewerを導入するメリットして、
多様なOSをサポートし、操作性が抜群によく、現在使い慣れているパソコンの環境をそのまま利用できることがあげられます。また、VPN接続がなくても社内ネットワークへ接続することもでき、手軽に導入できるのも大きな強みです。

TeamViewerの導入を検討されている方向けに、資料を作成しました。
以下のリンクから資料をダウンロードください。

Googleが提供するグループウェア「G Suite (ジー スイート)

G Suiteとは、Googleが提供するクラウドベースのグループウェアの名称。G Suiteは、独自ドメインでビジネス用メール(Gmail)、カレンダー(Googleカレンダー)、ビデオ会議(Googleハングアウト)、クラウド ストレージ(Googleドライブ)、ドキュメント制作(Googleドキュメント)、プレゼン資料制作(スプレッドシート)などの機能が利用でき、チームや組織のコミュニケーション向上とコラボレーション促進に役立てることができます。

Googleがテレワークのはじめ方というHow toの動画を紹介してますので、これをみるとG Suiteをテレワークにどう活用するのかのイメージがつくかと思います。

当社では、設立当初からG Suiteをメインの社内システムとして活用しています。G Suiteだけで多くのバックオフィスはカバーできるかと思います。
※ Microsoftにも似たようなサービスとして、Office365があります。ExcelやWord等を業務で頻繁に使うといった場合には、Office365の方が良いかもしれません。個人的には、TeamsとMicrosoft製品との連携と使いやすさは大変評価しております。

G Suiteの詳細についてはこちらから

また、株式会社インターナショナルシステムリサーチ社が提供するCloud Gateと連携することで、ログインを許可する場所やアクセスする端末を限定したり、定期的なパスワード変更設定等、自社に合ったセキュリティ管理を行うことができます。
当社でもCloud Gateを用いて、安全なアクセスセキュリティを担保しています。

G Suiteの導入の際は、まず既存のインフラ環境の確認や見直しが必要なります。既存のメールシステムからG Suiteへ切り替える作業もありますので、メールのバックアップや並行利用、移行作業等、しっかりとスケジュールを立てて慎重に行う必要があります。

G Suiteの導入から移行までの流れ

G Suiteの導入から移行までは、以下のような手順を行います。

  1. 事前準備
  2. アカウント取得
  3. 並行利用準備
  4. データ移行
  5. 切替
  6. 確認作業
  7. セキュリティ設定

既存のシステムから移行する場合は、何箇所か難所がございます。
当社にて導入サポートも行ってますので、導入をご検討する際は、ご相談頂ければと思います。

プロジェクト管理ツール「Backlog(バックログ)」

テレワークを始めると、相手が目の前にいなくなり
周囲の状況がわからずに、業務の進捗の確認や連携がうまくいかないということがあると思います。

対面が難しいテレワークにおいて、「プロジェクトマネジメントスキル」は非常に重要(特に管理職)になります。
全体のタスクを把握し、相手に明確なタスクを与え、進捗を管理していくことが必要です。

現状、業務やプロジェクト管理において、EXCELを使っている企業様も多いと思いますが
これを機にクラウド型のプロジェクト管理ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

ここでは、当社で実際に使っているプロジェクト管理ツール「Backlog(バックログ)」を紹介します。

Backlog(バックログ)とは

株式会社ヌーラボが提供するSaas型のプロジェクト管理ツール。国産のプロジェクト管理ツールであるのも一つの特徴です。
シンプルでわかりやすいUIや日本人に馴染みやすいデザイン、チームのコラボレーションを促進する工夫や機能があり、ITツールに慣れてない方でも使いやすいかと思います。
また、Web制作やシステム開発、マーケティングいった企業だけでなく、様々な企業や業種、用途で利用されているのもポイントです。
詳しくは、導入事例を参照ください(https://backlog.com/ja/blog/categories/customer/)

Backlog(バックログ)のプロジェクト管理機能として

  • ガントチャート
  • カンバンボード
  • Wiki機能
  • ファイル共有機能
  • バージョン管理

があります。

特にカンバンボード機能は、他のプロジェクト管理ツール「Trello(トレロ)」や「Asana(アサナ)」等で使われており
直感的で大変分かりやすく、カンバンボード機能のないBacklogは一歩劣るなという印象だったのですが
最近、Backlog(バックログ)にもカンバンボード機能が実装され、死角なしといったところでしょうか。あとは、分析やレポーティング機能が充実してくれると嬉しいですね。

またコスト面として
一般的なプロジェクト管理ツールは、ユーザ数での課金が多く、外部ユーザとの連携やそこまで必要がないといったユーザがいる場合は、無駄にコストがかかってしまいます。
しかしながら、Backlog(バックログ)は、契約単位で料金が固定となっており、ユーザ数は気にせずに利用できることが、Backlog(バックログ)のメリットでもあります。

Backlog(バックログ)の導入方法

各プランに、30日間の無料のトライアル期間がありますので、まず5つのプランの中から、自社に合ったプランを選んで申し込みを行ってください。
プロジェクト数がそんな多くなければ、スタンダードプランで問題ないかと思います。非常に便利なガントチャート機能も使えますし。

トライアルを申し込む際に、「BacklogのスペースID」という自社専用のページURL(サブドメイン名)を決める必要があります。スペースIDと必要情報を入力すれば、Backlog(バックログ)を利用することが出来ます。
詳細な使い方等は、公式のチュートリアルを参考ください。

その他のプロジェクト管理ツール

Backlog(バックログ)以外はないのかという方のために、その他おすすめのプロジェクト管理ツールをあげておきますので、参考ください。

Trello(トレロ): https://trello.com/

Asana(アサナ): https://asana.com/ja

Wrike(ライク): https://www.wrike.com/ja/

Jira(ジラ): https://www.ricksoft.jp/atlassian/jira/